Errores comunes a tener en cuenta en los correos electrónicos comerciales

Los correos electrónicos son uno de los medios más importantes de comunicación profesional entre varias personas y empresas de todo el mundo. Le permite enviar un mensaje a una gran cantidad de destinatarios al mismo tiempo.

¿Alguna vez has recibido un correo electrónico mal escrito en tu bandeja de entrada? Es posible que se haya preguntado de qué se trataba este correo electrónico, cómo responderlo y por qué estaba redactado de esta manera. Para evitar que le envíen un correo electrónico descuidado o incorrecto, consulte nuestra lista de errores comunes en los correos electrónicos comerciales. Verificar Las mejores herramientas de verificación de correo electrónico.

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1. Falta la línea de asunto

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Un error común al escribir correos electrónicos comerciales es no incluir la línea de asunto. El asunto es lo primero que ve una persona cuando abre su cuenta de correo electrónico. Si alguien recibe una cantidad abrumadora de correos electrónicos, es probable que se ignore un correo electrónico sin una línea de asunto descriptiva y apropiada.

Aparecer Investigación del blog de HubSpot Una línea de asunto eficaz y comprensible debe despertar la curiosidad y ser personalizada. Hágale saber al destinatario por qué su correo electrónico es importante a través de la línea de asunto. El asunto "Boletín 1" es vago y no interesa a nadie. Pero es probable que el tema "Boletín 1: Mejores artistas del mes" obtenga más visitas.

2. Usar el tono equivocado

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El tono del correo electrónico puede reflejar cómo quieres que te vean. Su elección de palabras refleja un tono positivo o negativo. Por ejemplo, comentar que la idea de alguien es "extraña" tiene una connotación diferente a decir que la idea es "única". Debe intentar aprender a distinguir entre acentos de significado y elegir las palabras correctas.

Los correos electrónicos comerciales deben verse profesionales. El grado de formalidad depende de su cultura laboral y sus relaciones profesionales con el destinatario. Si la cultura laboral es amigable, o si ha sido compañero de trabajo con alguien durante mucho tiempo, puede comenzar su correo electrónico de trabajo con "Hola Khaled". Pero si se está comunicando con alguien que no conoce en otra empresa, es seguro dirigirse a ellos usando el formato "Estimado Sr. Mahmoud".

Cuando tenga dudas sobre la idoneidad de su elección de palabras, puede consultar un diccionario o glosario en línea. Incluye asistente de escritura en línea Gramaticalmente También en el detector de tonos de escritura en sus características. Puede cambiar el tono en la configuración para que suene seguro y profesional. Verificar Las mejores alternativas gramaticales que se adaptan a sus necesidades.

3. Faltan detalles y archivos adjuntos

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Puede ser molesto recibir un correo electrónico de trabajo con detalles incompletos. Enviar constantemente correos electrónicos para obtener información es una pérdida de tiempo. Para evitar esto, describa todos los elementos esenciales: quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo. Puedes seguir el siguiente formato:

  1. el primer párrafo: el saludo y el punto principal del correo electrónico.
  2. segundo parrafoTodos los detalles relevantes que el destinatario necesita saber sobre el tema.
  3. Tercer párrafo: Una llamada a la acción (por ejemplo, ¿necesita obtener una respuesta, realizar un enlace, etc.).
  4. Cuarto párrafo: Gracias.

Recuerde adjuntar cualquier otro archivo que necesite su destinatario. ¡Un error común es decir que adjuntó un archivo sin hacerlo! Puede evitar esto leyendo su correo electrónico antes de enviarlo. Verificar Las mejores formas de limpieza de correo electrónico para organizar y administrar su bandeja de entrada.

4. Descuidar la modificación y la auditoría

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Un correo electrónico lleno de errores gramaticales y oraciones incoherentes parece poco profesional. El destinatario puede pensar que no ha pensado en su comunicación. Los errores suelen ocurrir cuando tienes prisa o piensas más rápido de lo que escribes. Pero hay formas que pueden ayudarlo a evitarlos o reducirlos.

Puede comenzar con un esquema antes de completar todos los detalles. Después de redactar su correo electrónico, tómese su tiempo para revisarlo antes de presionar enviar. Dado que es difícil detectar errores cuando está escribiendo, puede usar herramientas en línea. Si no te gusta descargar aplicaciones y extensiones, hazlo. Las mejores herramientas de corrección ortográfica y gramatical sin ninguna descarga.

5. Una dirección de correo electrónico poco profesional

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Imagínese cómo reaccionaría un cliente o un colega si recibiera un correo electrónico de bob esponja@hotmail.com. Las direcciones de correo electrónico no profesionales te hacen parecer poco profesional. Para evitar estos errores tontos, use su correo electrónico de trabajo.

Si no tienes un correo electrónico de empresa, sigue leyendo Cómo usar una dirección de correo electrónico personalizada con Gmail Para correos electrónicos profesionales. Digamos que Gmail no es su servicio. Puede explorar opciones para configurar un correo electrónico personalizado con los proveedores de correo electrónico más populares, mejor que Gmail y Yahoo Mail. Verificar Nuestras recomendaciones para los mejores proveedores de alojamiento de correo electrónico.

6. Falta de bloque de firma

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Piense en el bloque de firma como su tarjeta de presentación. Se coloca después de su firma y contiene su nombre completo y datos de contacto. El bloque de firma ayuda al destinatario a identificar su empresa y el puesto que ocupa. También permite a los destinatarios encontrar rápidamente su información si necesitan comunicarse con usted a través de otros canales que no sean el correo electrónico.

Pregunte a su empresa si tienen el formato de bloque de firma requerido. Si no, puede agregar los siguientes elementos:

  1. nombre completo.
  2. Puesto de trabajo.
  3. equipo/departamento.
  4. El nombre de la empresa.
  5. número de contacto.
  6. Ubicación de la compañía.
  7. Cuentas de redes sociales de la empresa.

Puede personalizar el bloque de firma en la configuración del correo electrónico. Recuerde editar y corregir esta parte también. Cuando se guarde, el bloque de firma se incluirá en su correo electrónico saliente.

7. No saber la diferencia entre “cc” y “bcc”

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Cc y Bcc son los campos después de la parte "para". Un error común es no saber cuándo usar cuáles. CC significa "copiar a". Cuando agrega la dirección de correo electrónico de alguien en CC:

  1. También recibirá una copia del correo electrónico.
  2. Su dirección de correo electrónico se muestra debajo del destinatario principal en el campo Para.
  3. Informado del contacto pero no obligado a actuar o responder al correo electrónico.

Puede usar CC para que el destinatario principal sepa que está manteniendo a los demás actualizados. Por ejemplo, desea que su gerente sepa cómo está progresando el proyecto de su equipo. Por lo tanto, las direcciones de sus compañeros de equipo deben estar en el campo Para, mientras que la dirección de su gerente debe estar en Cc.

Bcc significa Bcc. Al agregar la dirección de correo electrónico de alguien en BCC:

  1. Recibir una copia del correo electrónico.
  2. Su dirección de correo electrónico no será revelada a otros destinatarios.

Puede usar CCO para evitar que las personas pasen por alto las bandejas de entrada. Si alguien de los campos Para o CC presiona Responder a todos, los destinatarios en CCO no recibirán un correo electrónico. También puede usar Bcc para evitar que otros destinatarios sepan que alguien más está incluido en el correo electrónico. Por ejemplo, si está enviando el mismo boletín a todos sus clientes, no querrá exponer sus direcciones de correo electrónico entre sí. Verificar ¿Cómo saben las personas que ha abierto correos electrónicos (y cómo detenerlos)?.

8. Envíe un correo electrónico fuera del horario comercial

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Es fácil dejarse atrapar por la emoción de un nuevo proyecto y enviar un correo electrónico a su jefe o colegas a las XNUMX am. Sin embargo, esto puede convertirse en un problema. Tu jefe o compañeros pueden pensar que no respetas su tiempo.

Si el correo electrónico no es una emergencia, envíelo dentro del horario comercial y dé tiempo a otros para que respondan. Además, si su problema es urgente, es mejor enviar un mensaje de texto, una llamada o un mensaje instantáneo. Una buena solución sería programar correos electrónicos. ayudará Las mejores herramientas de programación de correo electrónico Lo que debe intentar para que su correo electrónico llegue a la bandeja de entrada de alguien en el momento adecuado del día.

9. Respuesta tardía

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Cuando responde tarde a los correos electrónicos, puede reflejar su falta de compromiso con su trabajo. Una regla general simple es responder dentro de las 24 horas o dentro del plazo especificado por el remitente. Comuníquese rápida y claramente si necesita más tiempo para formular una respuesta.

Es una buena práctica habilitar las funciones de respuesta automática de correo electrónico si está ocupado o fuera de la oficina. Por ejemplo, puede comprobar cómo Configurar una respuesta automática recurrente en Gmail. El servicio de correo electrónico también contiene varios formularios que le permiten guardar respuestas enlatadas.

Evite errores comunes de correo electrónico y dé una buena impresión

Los correos electrónicos que cree pueden dejar una impresión positiva o negativa entre sus colegas. Para mejorar la etiqueta de correo electrónico profesional, evite estos errores comunes de correo electrónico comercial. Y recuerda, en caso de duda, ¡no lo envíes!

Si necesita más ayuda para redactar correos electrónicos, pruebe las plantillas de correo electrónico. Su uso garantiza que su comunicación con el destinatario parezca profesional. Comience a explorar plataformas que le permitan descargar paquetes de plantillas gratuitos que puede usar en su aplicación de correo electrónico. Puedes ver ahora La mejor manera de terminar los correos electrónicos de manera profesional..

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