Dividir tareas en grupos es una estrategia de productividad eficaz que se basa en organizar actividades similares juntas para realizarlas de forma más rápida y eficiente. Este método no sólo facilita la gestión del tiempo, sino que también ayuda a mejorar la concentración y reducir el cambio entre diferentes tareas, lo que reduce la fatiga mental. Sin embargo, puede que no siempre sea la mejor opción en algunas circunstancias, especialmente cuando las tareas requieren flexibilidad o procesamiento inmediato. En este artículo comparto mi experiencia personal con esta estrategia, cuándo fue efectiva y cuándo tuve dificultades para aplicarla.
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¿Qué es dividir las tareas en grupos?
La fragmentación de tareas es una técnica de gestión del tiempo que implica agrupar tareas similares y programarlas en bloques de tiempo designados, en lugar de abordarlas en momentos aleatorios a lo largo del día. Es mejor para actividades repetitivas con un proceso claramente definido.
Si bien el procesamiento por lotes tiene sus orígenes en la fabricación y la informática temprana, más recientemente ha encontrado uso en la gestión del tiempo y la productividad. Se basa en el concepto de que es más fácil continuar con una tarea una vez que la has iniciado, y cambiar de tarea o lidiar con interrupciones puede introducir un "coste de cambio", que puede provocar una caída de hasta un 40 % en la productividad cuando se acumula. , de acuerdo a American Psychological Association.
Dividir tareas en grupos es similar a: División de tiempo/bloques de tiempo, donde divide su tiempo de trabajo en períodos fijos de tiempo programados para pequeñas porciones de actividad. Sin embargo, a diferencia de la división del tiempo, la división de tareas se centra en agrupar tareas similares en sesiones continuas.
La duración de estas sesiones sigue siendo importante, pero juega un papel menos importante que la división del tiempo. La división de tareas es más flexible y puede ser más adecuada para personas que trabajan en su propio tiempo.
Las técnicas de segmentación de tareas y de tiempo pueden funcionar de manera similar en la práctica si tiene un flujo de trabajo muy optimizado.
ملاحظة: Dividir las tareas en grupos como técnica de productividad le ayuda a hacer más cosas con menos estrés mental. Elimina el tiempo perdido por el cambio frecuente entre actividades laborales. También te ayuda a entrar en un estado de fluidez porque te concentras en una tarea durante mucho tiempo.
Dividir tareas es fácil de implementar. Dado que no requiere ninguna característica única, las aplicaciones que te permiten dividir tu día en partes también pueden ayudarte. división de tareas. Si prefiere un enfoque de baja tecnología, un diario físico también funcionará de manera excelente.
Cómo dividir tareas me ayuda a concentrarme y ser productivo
Poco a poco introduje la división de tareas en mi flujo de trabajo durante los últimos meses y ha sido una experiencia gratificante. Me ha hecho sentir menos ansiosa y cansada, y nunca volveré a planificar cada minuto de mi jornada laboral.
Hay dos formas principales de utilizar la fragmentación de tareas: la fragmentación de tareas tradicional, en la que las tareas se agrupan en bloques por horas de un solo día, y la fragmentación de tareas diarias, que implica asignar días enteros de la semana a tipos específicos de tareas.
La división de tareas tradicional es más consistente con el horario de trabajo típico de un individuo, donde se deben completar diferentes tareas antes del final del día. Por otro lado, dividir las tareas diarias es difícil de integrar en un entorno de trabajo tradicional y funciona mejor para autónomos o altos ejecutivos que están más preocupados por el panorama general que por la gestión activa del día a día de la empresa.
Personalmente, el desglose de tareas tradicional se adapta mejor a mi flujo de trabajo que el desglose de tareas diarias.
Al formular un plan para el día, empiezo enumerando todas las tareas que necesito realizar. usar Microsoft para hacer (Multiplataforma y funciona sin conexión) Pero hay muchos Otras excelentes opciones para la gestión de tareas.
En esta etapa del plan, el tiempo es menos importante que la actividad misma. Una vez que tengo una lista de tareas pendientes, puedo identificar tareas que implican un proceso similar y agruparlas en bloques. Un bloque aquí es una colección de tareas que debo realizar dentro de un período de tiempo.
Utilizo Google Calendar para crear y etiquetar estos bloques y programarlos como eventos en vivo en mi calendario. Puedo tener hasta cinco bloques en un día, junto con tareas más pequeñas que no caben en ningún bloque.
Consejo: El marco de tiempo debe especificarse al planificar su día, pero puede ser tan específico o flexible como prefiera en la práctica.
Por ejemplo, como escritor, seleccionaría todas las tareas que implican escritura y las colocaría en un solo bloque de escritura. Durante ese bloque no haré más que escribir. Dependiendo del tiempo, puedo tomar uno o dos descansos, pero siempre vuelvo a escribir.
Hay algunos principios que debe tener en cuenta al utilizar el desglose de tareas en su horario de trabajo:
- Sin interrupciones: Es muy importante evitar interrupciones durante un período de tiempo determinado, ya sea otra tarea de tu agenda o una actividad no planificada. Si algo sucede mientras estás en un período de tiempo específico, puede ser mejor tomar nota para hacerlo más tarde en lugar de abandonar la tarea actual.
- Tomar descansos entre actividades: Conviene hacer una pausa proporcionada después de un largo periodo de actividad. La técnica tradicional Pomodoro no es adecuada para dividir tareas en grupos, pero puedes modificarla realizando sesiones más largas, por ejemplo, un periodo de 90 minutos seguido de un periodo de descanso de 20 minutos.
- Organizar en base a prioridades: No todas las tareas urgentes son importantes y no todas las tareas importantes son urgentes. Es importante establecer prioridades incluso cuando se trabaja en grupos. Comprender lo que hay que hacer es la parte más importante de la programación.
¿Cuándo no es apropiado dividir las tareas en grupos?
Dividir las tareas en grupos no es apropiado para todas las situaciones. Es una técnica más eficaz en entornos donde se prioriza el enfoque y la atención, por lo que no es ideal en entornos donde los problemas urgentes requieren atención inmediata, como el servicio al cliente o la respuesta de emergencia.
Además, es posible que el procesamiento por lotes de tareas no funcione bien para tareas muy urgentes, ya que prioriza el proceso sobre el resultado. Para tareas que requieren resultados rápidos, como escribir e investigar un artículo, agrupar tareas puede ralentizarlo.
Finalmente, cuando se trabaja en equipo, agrupar tareas puede resultar difícil porque resulta complicado coordinar horarios y prioridades dentro de un sistema estricto.
Consejo: Largas horas de tareas de recolección pueden contribuir a la fatiga cognitiva e incluso al agotamiento. Es muy importante hacer descansos entre bloques y conocer tus límites.
Si bien la agrupación de tareas no es para todos los flujos de trabajo, es una excelente técnica de gestión del tiempo que puede aumentar drásticamente la productividad y, si se usa correctamente, hacerte sentir bien con lo que has logrado al final del día. Ahora puedes ver Herramientas de inteligencia artificial que los redactores de contenido pueden utilizar para mejorar su flujo de trabajo.
