Cómo utilizar Google Sheets: consejos clave para empezar y algunos trucos

Desde que se creó Windows, Microsoft Excel ha sido el programa más utilizado para cálculos, hojas de cálculo, facturas y todas las demás cosas de la vida que desea organizar en cuadrículas interminables de filas y columnas.

Pero dado que el servicio en la nube ha alcanzado su prominencia, El uso de Google Sheets se ha vuelto Un favorito de muchas personas. Puede que no tenga tantas funciones como Excel, pero hay muchas que son evidentes a primera vista.

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Aquí hay algunos consejos y trucos para usar Hojas de cálculo de Google que le asegurarán que comience sin problemas.

1. Importar datos de otra hoja de cálculo

Puede configurar fácilmente Hojas de cálculo de Google para importar dinámicamente datos de una hoja de cálculo a otra. Esto es ideal si desea mostrar un conjunto de resultados específicos en una sola hoja de cálculo o si desea mover una parte completa de una hoja de cálculo. Tenga en cuenta que esto no es lo mismo que copiar los datos porque cuando actualice los datos en la hoja original, también se actualizará en la que realizó la importación.

La forma de este comando se conoce como . Rango de importación Se parece a esto:

=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","SheetName!A1:D200")

El cifrado largo es el nombre del enlace de la hoja de cálculo, que encontrará en la barra de direcciones de enlaces después de "hojas de calculo/d/“”. donde encontrar"NombreHojaArriba, debe reemplazar el nombre exacto de la hoja de la que está importando datos, donde el código después del signo de exclamación representa el conjunto de filas/columnas de las que desea extraer datos.

2. Congelar filas y columnas

Al crear una hoja de cálculo, en casi todos los casos, deberá mostrar cierta información en su pantalla en todo momento. Por ejemplo, si controla su negocio independiente, querrá tener información de encabezado como "cantidad pagada", "fecha de la factura" y "sitio web" constantemente, incluso cuando se desplaza hacia abajo en la página.

Para hacer esto, deberá "congelar" la fila o columna que desea que esté siempre en su pantalla. Simplemente haga clic en "Ver -> Congelar", luego seleccione la cantidad de filas o columnas que desea congelar. Si selecciona una celda antes de hacer clic en Ver, tendrá la opción de congelar cada fila o columna que acceda a esa celda.

Paquete de oficina de Google | Usando Google Sheets 2 | Los consejos de Google Sheets se congelan DzTechs

3. Crea formularios con Hojas de cálculo de Google

Una característica que muchos usuarios no conocen pero que es claramente poderosa en Hojas de cálculo de Google es la opción de crear formularios y encuestas. Abra una nueva hoja de cálculo de Google, haga clic en "Herramientas -> Crear un formulario" y accederá a la increíble aplicación de creación de formularios de Google.

Es una herramienta muy sencilla de utilizar. Puede darle al formulario un título y una descripción, ingresar una pregunta donde haya una "Pregunta sin título" y luego hacer clic en "Opción múltiple" si desea cambiar el formato en el que las personas pueden responderla (opción múltiple, casillas de verificación, menús desplegables, etc.) sobre).

Paquete de oficina de Google | Usando Google Sheets 3 | formularios de consejos de hojas de google DzTechs

En la parte superior derecha de los formularios, también verá tres opciones que le permiten personalizar la apariencia del cuestionario.

4. Inserta una imagen en una celda

Antes de volverse demasiado inteligente y pensar que insertar imágenes en Hojas de cálculo de Google es solo cuestión de hacer clic en "Insertar -> Imagen", bueno, no del todo. Si utiliza este método, aparecerá una imagen en la parte superior de la hoja de cálculo en lugar de colocarse ordenadamente en una celda.

Para insertar una imagen directamente en una celda, haga clic en la celda y luego escriba =imagen("URL de la imagen que desea insertar"). De forma predeterminada, la imagen mantendrá su relación de aspecto mientras se ajusta al tamaño de la celda, pero hay muchas variaciones que puede hacer en la fórmula para obtener la imagen/celda del tamaño que desea.

=imagen("URL de la imagen",2) Cambia la forma de la imagen para que coincida con el tamaño de celda actual

=imagen("URL de la imagen",3) Una imagen que mantiene su tamaño original sin cambiar el tamaño de la celda

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5. Combina números rápidamente

Es la función clásica de hoja de cálculo que es fácil de olvidar. Afortunadamente, Google Sheets te lo pone relativamente fácil. Si desea agregar rápidamente números en una fila o columna, simplemente seleccione lo que desee calcular con el botón derecho del mouse e instantáneamente verá la suma de estos números en la esquina inferior izquierda de Hojas de cálculo de Google.

Luego puede hacer clic en el número en la parte inferior derecha y obtendrá una lista de opciones para buscar el promedio, el número más pequeño, el número más grande, etc.

Si desea tener una celda que muestre el total general de un grupo de números en una fila o columna, haga clic en la celda donde desea mostrar la suma y luego escriba =suma(A1:A13) donde A1 y A13 son las celdas donde desea sumar la suma de los números.

Paquete de oficina de Google | Usando Google Sheets 5 | suma de consejos de hojas de google DzTechs

6. Formato condicional

No hay nada como cambiar un poco el código de colores para simplificar todos los datos de la hoja que tienes delante. Para configurar reglas automáticas para formatear y colorear celdas, haga clic en "Formato -> Formato condicional".

En el panel de la derecha, ahora verá un conjunto de reglas de formato condicional. Aquí puede hacer que la hoja de cálculo coloree automáticamente una celda de rojo, por ejemplo, si está vacía (una excelente manera de ver si necesita cazar a alguien por pagos atrasados), o pintar celdas que contienen una palabra específica y colorearla de su elección.

Paquete de oficina de Google | Usando Google Sheets 6 | consejos de hojas de google formato condicional DzTechs

7. Agregue la opción desplegable a su celda

Supongamos que desea limitar el contenido de una celda a solo dos (o más) valores. La mejor manera de implementar esto es agregar una opción desplegable. Para hacer esto, tendrá que crear una nueva hoja para contener los valores de las opciones.

1. Cree una nueva hoja haciendo clic en el icono "+" en la barra de herramientas inferior.

Paquete de oficina de Google | Usando Google Sheets 7 | hoja de google agregar nuevo icono de hoja DzTechs

2. En la nueva hoja, ingrese los valores de opción en la primera columna.

Paquete de oficina de Google | Usando Google Sheets 8 | La hoja de Google agrega valor en la columna DzTechs

3. Regrese a la primera hoja (o la hoja en la que está trabajando), seleccione la celda donde desea insertar la lista desplegable.

4. Haga clic derecho sobre él y seleccione Validación de datos (al final del menú contextual).

5. En el campo "Criterios", seleccione "Lista de un rango" y seleccione la hoja, las columnas y la celda en el campo "Datos". Seleccione la opción "Mostrar lista desplegable en la celda".

Paquete de oficina de Google | Usando Google Sheets 9 | validación de datos de hojas de google DzTechs

Haga clic en Aceptar. Ahora debería ver un campo desplegable donde puede restringir el contenido de la celda a un rango específico de valores.

Paquete de oficina de Google | Usando Google Sheets 10 | campo desplegable de hoja de Google DzTechs

Conclusión

La situación ideal para estar bien con su hoja de cálculo es tener un conjunto completo de reglas que automaticen cosas como la codificación de colores y los cálculos para que pueda trabajar de la manera más rápida y eficiente posible. Esperamos que estos siete consejos te ayuden a conseguirlo, y así hacer que la información contenida en ellos sea más visible a la hora de gestionar tu hoja de cálculo.

DzTech

Soy ingeniero estatal con amplia experiencia en los campos de programación, creación de sitios web, SEO y redacción técnica. Me apasiona la tecnología y me dedico a brindar información de calidad al público. Puedo convertirme en un recurso más valioso para los usuarios que buscan información precisa y confiable sobre reseñas de productos y aplicaciones especializadas en diversos campos. Mi compromiso inquebrantable con la calidad y la precisión garantiza que la información proporcionada sea confiable y útil para la audiencia. La búsqueda constante de conocimiento me impulsa a estar al día con los últimos avances tecnológicos, asegurando que las ideas compartidas se transmitan de forma clara y accesible.
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