Si trabaja en equipo y necesita comunicarse y compartir correos electrónicos con sus colegas de manera más efectiva, agregar un buzón compartido en Outlook puede ser la solución perfecta. Lo que ayudará a gestionar los mensajes entrantes y salientes fácilmente, facilitando la colaboración y reduciendo la posibilidad de perder información importante.
Si tiene acceso a un buzón compartido de su organización, deberá agregarlo a su cliente Outlook. Aprenda cómo hacerlo en macOS, Windows 11 y la web. verificar Formas sencillas de personalizar Outlook y adaptarlo a tus preferencias.
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¿Qué es un buzón compartido y por qué es útil?
Un buzón de correo compartido, similar a una bandeja de entrada compartida, es simplemente una dirección de correo electrónico a la que los usuarios autorizados pueden acceder desde su cliente Outlook en el escritorio y en la web. Cuando alguien responde a un mensaje enviado a un buzón compartido, parece provenir de la dirección compartida, no de un usuario individual.
Es posible que desee utilizar un buzón compartido por varios motivos. En primer lugar, se puede utilizar como una bandeja de entrada central, donde todos los correos electrónicos dirigidos a una dirección concreta llegan a un buzón. Si una organización tiene diferentes departamentos, como RRHH, Soporte, Finanzas y TI, cada uno puede utilizar su propio buzón compartido.
Puede convertir temporalmente un buzón normal en un buzón compartido para ahorrar en costos de licencia. También puede usar una como cuenta de correo electrónico sin respuesta o una aplicación de calendario de equipo compartido en el cliente clásico de Outlook.
Sin embargo, existen algunas limitaciones. De forma predeterminada, cada buzón compartido obtiene 50 GB de espacio de almacenamiento. Si excede el límite, se requiere una licencia adicional para asignar más espacio de almacenamiento. Si bien un buzón de correo compartido puede contener hasta 25 usuarios a la vez, puede tener problemas si muchos usuarios acceden a él a la vez.
Cómo agregar un buzón compartido a Outlook en Windows
Antes de poder agregar un buzón compartido a Outlook, su administrador de Office 365 debe otorgar el permiso necesario a su cuenta. Una vez hecho esto, el buzón compartido aparecerá en su cuenta la próxima vez que inicie Outlook.
Si no, puedes agregarlo manualmente:
- En Outlook, haga clic derecho en el nombre de su cuenta y elija Agregar una carpeta o buzón compartido .
- En el cuadro de diálogo Agregar carpeta o buzón compartido, ingrese la dirección del buzón compartido. Luego haga clic إضافة.
- Después de un momento, su buzón compartido debería aparecer en la parte inferior de su cuenta de correo electrónico. Si ve un error de permiso, comuníquese con su administrador de Office 365 para asegurarse de tener el acceso necesario.
Si no ve el buzón compartido de inmediato, haga clic para expandir la carpeta Compartido conmigo para mostrarlo. Esta es la vista predeterminada en el nuevo cliente Outlook. Desafortunadamente, no hay forma de eliminarla de la carpeta Compartido conmigo y hacer que parezca una cuenta privada, como ocurre con el cliente clásico de Outlook.
Para enviar mensajes de correo electrónico a través de un buzón compartido o como un buzón compartido, haga clic en nuevo correo. Luego haga clic en el menú desplegable Desde y seleccione la dirección del buzón compartido. Escriba su correo electrónico y haga clic en "Enviar".
Agregue un buzón compartido a Outlook clásico
Si está utilizando el cliente Outlook clásico, puede agregarle un buzón compartido siguiendo estos pasos:
- Abra el cliente Outlook clásico, haga clic en Archivo, haga clic en Configuración de la cuenta y elija Configuración de la cuenta nuevamente.
- En el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, seleccione su cuenta de correo electrónico del trabajo y luego haga clic en Cambiar.
- Elige más Configuración -> Avanzado -> Agregar.
- Ingrese la dirección de correo electrónico del buzón compartido y haga clic en Aceptar.
- Haga clic en "Aplicar" y "Aceptar" para guardar los cambios.
- Elija "Siguiente" -> "Finalizar" -> "Cerrar".
Si la opción Agregar está atenuada, probablemente tenga varias cuentas de Exchange configuradas en el mismo perfil de Outlook. Para solucionar este problema, cree un nuevo perfil y agregue solo la cuenta asociada con el buzón compartido. Una vez hecho esto, la opción "Agregar" debería estar disponible.
Para crear un nuevo perfil de Outlook:
- Ir Archivo -> Configuración de cuenta -> Administrar perfil.
- En el cuadro de diálogo Configuración de correo, haga clic en Mostrar perfiles.
- En la pestaña General, haga clic en Agregar, ingrese un nombre para el nuevo perfil y haga clic en Aceptar.
- Ingrese los detalles de la cuenta asociados con el buzón compartido que desea agregar. Entonces, ingrese su nombre, dirección de correo electrónico y contraseña y haga clic en "Siguiente". Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para terminar de agregar la cuenta.
- Regrese al cuadro de diálogo Correo y haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Con su nuevo perfil listo, repita los pasos para agregar un buzón compartido. Para cambiar su perfil de Outlook, vaya a Archivo -> Configuración de cuenta -> Cambiar perfily luego haga clic en Aceptar para cerrar Outlook. Reinicie Outlook, luego elija su perfil preferido y haga clic en Aceptar.
Cómo agregar un buzón compartido a Outlook en macOS
Agregar un buzón compartido a su cliente Outlook en macOS es un proceso sencillo. He aquí cómo hacerlo:
- Abra el cliente Outlook y haga clic en Menú Herramientasy seleccione Cuentas.
- Seleccione la cuenta que tiene acceso al buzón compartido. Luego, elige Delegación y participación.
- Abra la pestaña "Compartido conmigo".
- Haga clic en el ícono más (+) para agregar un buzón compartido o delegado.
- Escriba la dirección de correo electrónico del buzón compartido y selecciónela en el resultado de la búsqueda.
- Hacer clic إضافة. Outlook comprobará los permisos necesarios y agregará el buzón compartido. Una vez terminado, haga clic Hecho.
El nuevo buzón compartido aparecerá como una cuenta separada en su cuenta de Outlook existente. verificar Cómo recuperar o reemplazar un mensaje de correo electrónico enviado en Outlook.
Agregue un buzón compartido al Outlook clásico en Mac
Agregar un buzón compartido a Outlook heredado en su Mac es un poco diferente. He aquí cómo hacerlo:
- En el cliente Outlook heredado, abra un menú Herramientas Y elige Cuentas.
- Haga clic para abrir Opciones avanzadas Luego abre la pestaña Comisionados.
- Haga clic en el botón + (Agregar).
- Escriba el nombre de su buzón compartido o dirección de correo electrónico y selecciónelo.
- Hacer clic إضافة Luego haga clic en Ok para guardar los cambios.
Cómo agregar un buzón compartido a Outlook en la web
Si está utilizando Microsoft Outlook Online, siga estos pasos para agregar un buzón compartido:
- Iniciar sesión en Outlook En la red.
- En el panel lateral, haga clic derecho Carpetas Y elige Agregar una carpeta o buzón compartido.
- En el cuadro de diálogo emergente, escriba y seleccione la dirección del buzón compartido. Luego haga clic إضافة.
Agregar un buzón de correo compartido en Outlook le permite a usted y a sus colegas administrar el correo electrónico de manera más eficiente, facilitando la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. Siguiendo unos sencillos pasos, podrás activar esta función y beneficiarte de ella para organizar tus mensajes y simplificar tu trabajo diario. Puedes ver ahora Cómo hacer que Outlook distraiga menos con estos consejos rápidos.
