¡Use Google Drive para aumentar y mejorar la productividad! Google Drive es uno de los servicios de almacenamiento en la nube más populares. darte servicio de almacenamiento en la nube Se trata de 15 GB de almacenamiento gratuito con la opción de comprar espacio adicional una vez que se registre para obtener una cuenta de Google.
mediante el uso Google Drive, Puede acceder a su archivo en cualquier dispositivo en el que haya agregado su cuenta de Google. También puede disfrutar del acceso sin conexión a sus archivos.
Una de las mejores cosas que puedes hacer por tu vida o tu trabajo es organizarlo.
Ya sea que sea un profesional independiente, un bloguero, un entrenador o un diseñador, tiene muchos archivos o carpetas desordenados y eso no lo ayuda a usted, a sus empleados ni a sus clientes. De hecho, puede impedirle ser productivo y hacer las cosas correctas de manera regular.
Afortunadamente, aquí es donde entra Google Drive.
Te deja Google Drive Organiza tus archivos y sus carpetas y acceda a ellas prácticamente desde cualquier lugar con nuestro almacenamiento seguro en la nube de 15 GB (más si tiene G Suite), funciones de copia de seguridad y capacidades para compartir. Obtenga archivos PDF, presentaciones de diapositivas, fotos, clips de audio y películas en un solo lugar y cree documentos, presentaciones, hojas de cálculo, formularios de encuestas y dibujos en minutos.
La única pregunta es: ¿Está utilizando todas sus funciones?
Enlaces rápidos
Cómo registrarse en Google Drive
Hay dos formas de obtener una cuenta de Google Drive. Usted puede ir a Google Drive Y regístrese allí, o puede registrarse para Cuenta de Gmail que creará una cuenta de Drive para usted automáticamente.
Una vez que se registre, Google lo guiará a través de un breve recorrido por las cosas que podrá hacer con Drive. Cuando acceda a su nueva cuenta de Drive, tendrá un archivo PDF esperándolo con consejos sobre cómo usar Google Drive.
Cómo subir tu primer archivo a Google Drive
Para cargar su primer archivo, haga clic en el menú desplegable a la derecha de Mi unidad. También puede hacer clic en el signo más de color en la parte superior derecha que contiene "Nuevo".
En la parte inferior derecha, puede ver que su archivo está en proceso de carga y, cuando haya terminado, aparecerá junto a Primeros pasos con PDF. Si necesita cargar una carpeta completa, elija la opción "Cargar carpeta".
Haga clic en el archivo que desea agregar y Drive le mostrará un mensaje que le preguntará si está seguro de cargarlo y cuántos elementos agregar. Puede agregar todo tipo de archivos a Drive, como videos, fotos, audio y documentos.
Cómo crear, compartir y administrar una carpeta de Google Drive
Hay tres formas de crear una carpeta en unidad. Puede hacer clic con el botón derecho en un espacio vacío al costado de un archivo, hacer clic en el menú desplegable Mi unidad o hacer clic en el botón más de color. Verás las tres opciones con la opción “Nueva Carpeta”.
Cada carpeta que cree siempre estará en la sección "Carpetas". Para que sea más fácil encontrar una carpeta específica, puede asignarle un color específico. Puede hacerlo haciendo clic con el botón derecho en la carpeta y colocando el cursor en la opción Cambiar color. Cuando aparezca la paleta de colores, haga clic en el color que desee.
Al hacer clic con el botón derecho en una carpeta, también puede hacer cosas como compartir su carpeta con otras personas, crear un enlace para compartir para enviar, mover, destacar, renombrar, buscar dentro de la carpeta, descargarla a su computadora o escanear la carpeta.
Cuando envíe el archivo por primera vez, verá dos opciones si Google detecta que uno o más de sus colaboradores no tienen una cuenta de Google.
Puede enviar una invitación o enviar un enlace que les permita ver o editar el archivo. Si desea hacer público un archivo en la sección Quién tiene acceso, haga clic en la opción azul Cambiar.
En la siguiente ventana, puede hacer que el enlace sea público en la web, para que cualquiera pueda acceder a él (no es necesario iniciar sesión) o solo puede otorgar acceso a personas específicas.
Antes de enviar la invitación, puede dar permiso a la persona para editar, agregar, organizar o simplemente ver la carpeta.
Puede hacerlo haciendo clic en el menú desplegable a la derecha del icono del bolígrafo.
Si cambia de opinión y desea revocar la licencia o permitir que se edite, puede realizar esos cambios incluso después de enviar las invitaciones.
Para modificar el permiso, haga clic en la carpeta cuyos permisos desea cambiar. Coloque el cursor sobre el icono del grupo y haga clic en la opción Configuración de uso compartido.
Cuando aparezca una nueva ventana, haga clic en la opción Avanzado. A la derecha del usuario, verá un ícono de bolígrafo con un menú desplegable y elija el nuevo permiso. Esta opción también le permitirá convertir a otro usuario en el nuevo propietario.
Cómo hacer una copia del archivo
En Google Drive, puede hacer una copia de un archivo, no de una carpeta. Para hacer una copia de un archivo, haga clic con el botón derecho en el archivo y elija la opción Hacer una copia.
El archivo copiado se renombrará con el prefijo "copia de" para que pueda identificar el archivo original que es la copia.
Cómo seleccionar y descargar varios archivos de Google Drive
Para seleccionar varios archivos, presione Comando (para Mac) o Ctrl (para Windows) y elija las carpetas que desea descargar. Cuando todas las carpetas estén resaltadas, haga clic derecho y elija la opción Descargar.
Cómo usar archivos en Google Drive sin conexión
Para poder acceder a los archivos de Google Drive sin conexión, debe estar conectado a Internet (no en modo incógnito), usar Chrome y tener una extensión instalada Documentos sin conexión. También es bueno saber si tiene suficiente espacio para los archivos que desea ver sin conexión.
Para habilitar esta opción, haga clic en la rueda dentada en la parte superior izquierda y vaya a Configuración. En la sección General, haga clic en el cuadro que dice "Crear, abrir y editar Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones recientes de Google en este dispositivo sin conexión". Haga clic en el botón azul Listo. Debe estar conectado a Internet cuando haga esto.
Si los cambios se guardaron correctamente, verá una marca de verificación gris en la que deberá hacer clic. Para alternar la opción de vista previa sin conexión, se registrarán todos los documentos a los que no se pueda acceder sin conexión. Para acceder sin conexión a los archivos que no están atenuados, haga clic derecho sobre ellos y active la opción "Disponible sin conexión"...
21 consejos de Google Drive para aumentar la productividad
01. Acceso a Google Drive sin conexión
¿Sin internet? no hay ningún problema. Puede configurar Google Drive para sincronizar con sus archivos una vez que esté conectado a wifi nuevamente. Ideal si está trabajando en un avión o en un lugar con conectividad irregular.
Simplemente vaya a Configuración (el icono de engranaje o rueda dentada en la esquina superior derecha) y verifique la función de sincronización.
02. Capacidades para compartir más accesibilidad
Google Drive permite la colaboración con potentes capacidades para compartir. Simplemente seleccione el archivo o la carpeta que desea compartir y, en la esquina superior derecha, puede elegir entre obtener un enlace para compartir o invitar a otros a acceder al elemento. Solo asegúrese de especificar los permisos del usuario: ver, editar o comentar.
También puede establecer un límite de tiempo para que personas específicas puedan acceder al archivo o carpeta. Haga clic en el usuario con acceso en el lado derecho de su dirección de correo electrónico para mostrar el ícono del reloj y luego seleccione la fecha y hora de vencimiento.
03. Usa Google Drive para enviar accesorios grandes
Gmail limita los archivos adjuntos a 25 MB, pero si desea enviar archivos más grandes, Gmail agrega automáticamente un enlace de Google Drive en el correo electrónico en lugar de incluirlo como archivo adjunto. Puede elegir archivos en Drive o cargar un nuevo archivo. Por supuesto, también puede enviar un enlace para compartir como se mencionó en mi consejo anterior.
04. Asigna tareas a otros a través de comentarios
Puede enseñar fácilmente a otros cómo manejar una sección particular de un archivo y asignarles una tarea con respecto a ese archivo o sección (leer, revisar, agregar fuente, reorganizar oraciones, etc.). Dentro del archivo, resalte la partición y haga clic derecho para seleccionar Comentario (Acceso directo: Comando + opción + m). Luego etiquete a una persona específica escribiendo un "+" además de su nombre o dirección de correo electrónico. Esta persona ahora recibirá un correo electrónico sobre esta discusión.
Cualquier persona con acceso a un archivo puede sugerir modificaciones haciendo clic derecho en cualquier parte del archivo y seleccionando "sugerir modificaciones".
05. Uso de formularios
Si usa el mismo tipo de archivo una y otra vez o si quiere uniformidad en la creación de archivos, intente usar plantillas. Desde la página principal, seleccione Nuevo y desplácese hacia abajo hasta el tipo de archivo elegido (Documentos, Diapositivas, Hojas, etc.) y mueva el cursor sobre la flecha para mostrar Documento en blanco o Desde plantilla. Seleccione este último y desde aquí puede elegir las plantillas proporcionadas por Google Drive o puede crear la suya propia.
06. Agregar un archivo a un segundo directorio
Puede almacenar archivos en una carpeta adicional para facilitar el acceso seleccionando el archivo, eligiendo el método abreviado de teclado Shift + Z y eligiendo una segunda ubicación.
07. Usa atajos de teclado
Hablando del teclado, Google Drive ofrece una lista de atajos útiles y que ahorran tiempo que puede usar como shift + S (crear una nueva hoja de cálculo), p (obtener una vista previa del elemento seleccionado), g + n (ir al panel de navegación), e incluso comando + / (Mostrar atajos populares).
Para obtener la lista completa de accesos directos, haga clic aquí.
08. Usa la función OCR
Google Drive le permite capturar texto de archivos PDF o imágenes y convertirlos a Google Docs. No es necesario escribir todo a mano, todo gracias a la función OCR o OCR. Simplemente cargue un archivo .jpg, .gif, .png o PDF y haga clic derecho para abrirlo con Google Docs. Solo asegúrese de usar archivos de alta resolución con el texto moviéndose de izquierda a derecha y de arriba a abajo.
09. Personaliza tus archivos
Puede personalizar el diseño de sus archivos a través de la vista de cuadrícula o la vista de lista, elegir entre tres opciones de densidad (normal, media, intensa) y usar códigos de colores para las carpetas para una fácil referencia.
En cuanto a las opciones de visualización, la función se encuentra en la parte superior derecha, mientras que las opciones de densidad se encuentran en la configuración. Para elegir un color para sus carpetas, simplemente haga clic derecho en la carpeta y seleccione un color diferente.
10. Pon estrellas en archivos y carpetas
Si consulta los mismos archivos y carpetas importantes con regularidad, considere "resaltarlos" para facilitar el acceso. Haga clic derecho en el archivo o carpeta y seleccione Agregar estrella. A continuación, puede ver rápidamente todos los elementos destacados a través del menú de la barra lateral izquierda.
11. Busque imágenes o archivos PDF usando palabras clave
La función de búsqueda de Google Drive es tan poderosa que solo puede encontrar fotos o archivos que hayan sido escaneados usando palabras clave. Por ejemplo, si tiene una imagen del puente Golden Gate, puede encontrar imágenes del puente y cualquier archivo que contenga el texto sin que el nombre del archivo describa de qué se trata.
12. Usa la búsqueda avanzada
Si está buscando un archivo específico con una palabra clave que puede estar en varios archivos, considere usar la función de búsqueda avanzada. Puede filtrar por tipo de archivo, propietario, ubicación, fecha de modificación o uso compartido, etc. Simplemente haga clic en el botón de flecha hacia abajo ubicado en el extremo derecho de la barra de búsqueda.
13. Adjunte un archivo a un evento de Google Drive
Puede crear un evento y adjuntar un archivo adjunto a la publicación con los asistentes. Puede incluir un resumen de la reunión, un esquema, una hoja de cálculo, algunas diapositivas, un libro de trabajo, etc.
Simplemente abra el evento y haga clic en Agregar archivo adjunto. Selecciona un archivo que tengas en Google Drive o sube uno nuevo.
14. Mantén activo Google Drive y copia archivos
Dado que comparte sus archivos con otras personas, puede ser útil realizar un seguimiento de los cambios, las actualizaciones y las actividades. Puede revisar revisiones de archivos o carpetas, comentarios, publicaciones, etc. haciendo clic en el ícono Ver detalles en la parte superior derecha (el círculo con una "i" en el medio). También puede ingresar a un documento específico y seleccionar un archivo, seleccionar el historial de versiones y hacer clic en "Nombre de la versión actual" o "Ver historial de versiones". Desde aquí, puede volver a una versión anterior o cargar una nueva copia del archivo.
15. Uso de la escritura por voz
Google Docs le permite ahorrar algo de tiempo al usar la escritura por voz en lugar de la escritura a mano. Simplemente vaya a Herramientas, toque para hablar al micrófono y dicte lo que desea escribir. Use indicaciones como 'punto' o 'siguiente línea', luego simplemente revise todo una vez que haya terminado.
16. Investigando dentro de un archivo
No es necesario salir del archivo que está editando para investigar. Simplemente haga clic en el botón Explorar en la esquina inferior derecha del archivo y escriba las palabras clave para encontrar fuentes relevantes.
17. Traducir documentos a otros idiomas
Puede traducir fácilmente archivos en Google Docs a otros idiomas yendo a Herramientas, Traducir y luego eligiendo un idioma diferente. Se creará una copia de su archivo y podrá compararlo con el archivo original solo para estar seguro.
18. Reemplace su Google Drive de escritorio con Copia de seguridad y sincronización
Drive para Mac/PC ya no es compatible a partir de diciembre de 2017, pero ha sido reemplazado por Copia de seguridad y sincronización Lanzado a mediados de 2017. Esto es lo que se dijo en el sitio de soporte de Google:
Cuando instala Backup and Sync, crea una carpeta en su computadora llamada Google Drive. Todo lo que coloque en esa carpeta se sincroniza con una carpeta llamada Mi unidad en Drive en la web y está disponible en todos los dispositivos Drive”. (fuente)
19. Usa herramientas avanzadas
Si está buscando llevar su negocio al siguiente nivel, puede considerar herramientas de Google Drive más avanzadas como Team Drives, Google Vault o Drive File Stream.
haga clic aquí para saber mas.
20. Guardar directamente en Google Drive
Hay muchas extensiones y extensiones de Google Chrome, pero una de las más útiles se llama Guardar en Google Drive. Puede tomar cualquier archivo, descargarlo o hacer una captura de pantalla y guardarlo directamente en Google Drive para acceder a él más tarde. Simplemente busque la extensión en Chrome Web Store y seleccione "Agregar a Chrome".
21. Usa tu teléfono para guardar archivos y fotos en Google Drive
Instale y use la aplicación Google Drive para cargar archivos desde su teléfono o guardar fotos que tomó con su teléfono en su cuenta de Drive. Por supuesto, esto se sincronizará en todos sus dispositivos para que pueda acceder a los elementos siempre que esté en Google Drive.
Si está guardando imágenes que contienen texto, recuerde que también puede usar la función OCR de Google para convertirlas fácilmente en un documento de Google.
Si estos 21 consejos no fueran suficientes, le alegrará saber que Google Drive se integra con muchas otras herramientas y aplicaciones que excluyen los productos de Google (Gmail, Google Keep, Google Calendar, etc.) como Slack, Asana, Trello, Evernote, y más para mantenerse al día con las actividades diarias y comerciales.
Comparte en los comentarios a continuación: ¿Qué es? Características de la unidad de Google Cual otro usas? ¿Qué nuevos consejos aprendiste hoy que trabajarás inmediatamente para probar?
